מפות חשיבה בהכנה והיערכות לבנית תוכניות עבודה

Ask the right questions, and the answers will always reveal themselves

oprah winfrey 

אופרה ווינפרי אמרה פעם משפט יפה: "נשאל את השאלות הנכונות, והתשובות תמיד יתגלו לנו".

בפוסט הזה אני רוצה להציג כמה אפשרויות ודרכים שבהן נוכל להשתמש במפות חשיבה בתהליכי הכנה לבנית תוכניות עבודה, כדי לשאול שאלות, לחפש תשובות ולגבש תובנות ומענים לקראת שנת או תקופת פעילות חדשה. 

כמו העונות והחגים, גם כתיבת תוכניות עבודה היא תהליך שחוזר כל שנה. 

יש משהו טקסי בתקופה הזו, סוג של חג ארגוני ומקצועי, ועם זאת כמו שלא תמיד אנחנו מתרגשים מהגשם הראשון או מליל הסדר כמו כשהיינו ילדים, גם הכנת תוכניות העבודה היא נקודה בלוח השנה שמגיעה אלינו כל שנה באופן חיצוני, לפעמים מהר מדי - מה, כבר עברה שנה? ומצריכה מאתנו באופן יזום תשומת לב, השתתפות והתמסרות. 
יש בתקופה ובמשימה הזו הזמנה לסגירה ופתיחת מעגלים - התבוננות אחורה על תהליכים, רפלקציה על מטרות ורעיונות ואולי פרידה ממה שלא משרת אותנו עוד, ופתיחת ערוצים חדשים של חשיבה, של עשיה, של שיתופי פעולה ועוד.

איך נוכל להכניס מבט רענן לתוכן המוכר ולעורר בעצמנו (ובאחרים) ציפיה והתרגשות לקראת כתיבת תוכניות העבודה? להרגיש ענין והתחדשות גם בתוך משימה רוטינית שאמורה להתכנס לתוך מסמך ואקסלים?

אז... כדברי השיר - בואו נעשה לנו חג :) 

השיר הזה כמעט נשמט בעריכה, אחרי שהפוסט עלה פתאום חשבתי שיש בו קונוטציה מצמררת לחג של כמעט לפני שנה שלא נרצה לחזור אליו לעולם... 
מאז השבעה באוקטובר אני תוהה אם נוכל שוב להרגיש בחגים את הזכות, התמימות והניקיון שהרגשנו פעם.
אבל בכל זאת השארתי אותו כאן, כמו חיבוק בקבלת פנים,
וגם כדי להזכיר לנו ש"מה שטוב בשבילנו טוב בשביל המדינה", 
אז בואו נראה איך אפשר להכניס שמחה ולעשות טוב, לעצמנו, לצוותים שלנו, למשפחות, לארגונים, לקהילות, לחברה - דרך תוכניות העבודה עצמן או בתהליך ההיערכות לקראתן - שיכול להיות בפני עצמו מפגש משמעותי, חגיגי, מעורר חשיבה והשראה, מהנה, מחבר, מרגש.

מאחורי כל מפת חשיבה טובה, עומדת שאלה טובה
מאחורי כל תוכנית עבודה טובה, עומדות תשובות טובות

יש בדיחה ישנה (שמתאים לאבא שלי לספר בארוחות שישי),
על שני חברים שהולכים ביער ופתאום פוגשים דוב.
הם מתחילים לרוץ, ותוך כדי שהם בורחים, אחד מהם אומר לשני: אתה חושב שיש לנו סיכוי להשיג אותו?
וה"חבר" עונה: אין לי מושג, אני חושב רק איך להשיג אותך.

הבדיחה הזו מדגימה את הצורך והחשיבות לשאול את השאלות הנכונות,
ואיך נקודת מבט רעננה יכולה להביא תשובות או תוצאות חדשות.

מפת חשיבה היא מתודולוגיה שמאוד מתאימה להוביל תהליך חשיבה שמטרתו להשיג מיקוד, תובנות, רעיונות או גמישות מחשבתית לגבי שאלה או סוגיה ספציפית, שאנחנו מניחים במרכז המפה, ממש כמו הקלדה של יעד או חיפוש בוויז או גוגל.

המבנה הויזואלי תומך, מניע ומוביל את השיח והחשיבה בדרך שהיא ממוקדת ותוצאתית, ועם זאת לא ליניארית ופתוחה לגילויים והפתעות.

מרכז המפה לא חייב להיות מנוסח כשאלה, אבל כמעט תמיד גם מאחורי מושג או משפט שיש לנו ענין להבין, מאחורי הקלעים מסתתרת שאלה, וכשהיא טובה - כלומר משקפת את הענין, המטרה או הצורך שלנו  - תהליך בנית מפת החשיבה יכול להוביל אותנו לתשובות מעניינות ולפריצות דרך שעל בסיסן אפשר להעמיק את החשיבה ולבנות את תכנית העבודה.

הגישה לבחינה וגיבוש תכנית העבודה מתוך שאלה רלוונטית ובוערת, או באמצעות דרך פעולה חדשה ויצירתית,
הופכת את הרוטינה של חשיבה על מטרות ויעדים לארוע חגיגי ומשמעותי, שיוצר חיבור, שמחה וסיפוק גם כשהנושאים רציניים או "כבדים".

איך נוכל להיעזר במפות חשיבה בתהליך ההיערכות לבנית תוכניות עבודה? 

הנה כמה כיוונים שאליהם אפשר לקחת את תהליך החשיבה לקראת קבלת החלטות, גיבוש וכתיבת התוכנית.
(גילוי נאות: כולן מתוך תהליכים וסדנאות שליויתי).

כל אחד מהרעיונות מדגים יישום וצורך קצת אחר, ולכל אחד צירפתי דוגמאות לשאלות שעמדו בבסיס המפה, והעסיקו את הפורום, הצוות או את מי שהכין/ה אותה לקראת בנית תכנית עבודה. כמובן שלכל יישום אפשר להוסיף או להניח שאלות אחרות, וישנן דרכים נוספות.

1. שיקוף וניתוח אתגרים כבסיס לגיבוש מטרות

שאלות מפתח: מהם האתגרים שלנו היום? מה הקשיים, הכוחות המשבשים והחסמים שמקשים עלינו להשיג או להגיע ל- X ? מה לא עובד/עובד חלקית ולמה? 

שלב משמעותי בתהליך המקדים לבנית תכניות עבודה הוא היכולת לזהות ולהבין לעומק את האתגרים העכשוויים בסביבת הפעולה שבה מתקיימת העשיה הארגונית או הצוותית.

התבוננות וחשיבה משותפת על אתגרים מאפשרת לכוון את נקודת המבט להיבטים ומשפיעים שונים, להקדיש תשומת לב למורכבויות, להציף מאפיינים או צרכים שמתממשים חלקית או שלא באים לידי ביטוי ו/או מענה, ולהתחיל להפוך אותם מכותרות כלליות לתת- סוגיות או בעיות ספציפיות, ברורות וממוקדות.

דוגמא: צוות מוביל במרכז תעסוקה עירוני, התכנס לחשיבה משותפת לקראת בנית תוכנית עבודה.
דרך בחירה וניתוח מילות מפתח בתהליך בנית המפה, התאפשר לזהות ולמסגר אתגרים ולנתח אותם למשמעויות ולהקשרים שונים. מתוך "מרקור" ואפיון האתגרים, השיח התפתח למענים הנדרשים שכדאי לפתח במסגרת תכנית העבודה.

אחד האתגרים שעלה, לדוגמא, היה נגישות.
בהתייחס לנגישות כמילת מפתח מובילה במפה, עלו השאלות: מה כרגע לא מונגש? מה יש צורך להנגיש?
המפה אפשרה לפרוס ולשקף תת - אתגרים ספציפיים שנדרש לפתח עבורם פתרונות ודרכי התמודדות - החל מהנגשה של משרות והזדמנויות, דרך נגישות פיזית של מקומות תעסוקה (אפשרויות הגעה ותחבורה) ועד הנגשה של שירותי תעסוקה לסיוע והכוונה.

ניתוח אתגרים עירוניים בתחום התעסוקה

2. הבנת עומק של צרכי משתמשים וקהלי יעד

שאלות לדוגמא: מיהם המשתמשים, האנשים או הקבוצות שאליהם אנחנו מכוונים? מה הם רוצים ומחפשים? מהי הצלחה ושביעות רצון מבחינתם? מה יהפוך אותם למרוצים? מנקודת מבטם, מהי הטרמינולוגיה למצב התקין או האופטימלי?

תהליך ההיערכות לבנית תוכניות עבודה מצריך אפיון וניתוח צרכים של משתמשים וקהלי יעד כבסיס לבחירה ומיקוד של מטרות ויעדים, פיתוח רעיונות וקבלת החלטות על שיטות עבודה, תוכניות ומענים להשגתם. 

מפת חשיבה יכולה לעזור לפתח תהליך חשיבה סביב שאלות מהותיות, ולעזור להגיע לתובנות משמעותיות ולרעיונות חדשים באמצעות ניתוח עומק או שינוי פרספקטיבה.

דוגמא 1: במפגש הכנה לתוכניות עבודה של צוות מחלקת נוער בעיריה (רכזי/ות תנועות וארגוני הנוער), במטרה למשוך בני ובנות נוער שהיום לא מגיע לפעילויות - נעשתה עבודת חשיבה מעמיקה במטרה לנסות להבין טוב יותר מיהו הנוער, מה הוא רוצה, מחפש, מהם תחומי הענין, הקשיים, התשוקות וההתמודדויות של נערים ונערות בכלל ובעיר בפרט. 
בשלב ראשון התקיים סיעור מוחות צוותי, כאשר בהמשך תוכננו גם ראיונות, סקרים וקבוצות מיקוד בשיתוף הנוער, כדי לשמוע בגוף ראשון על צרכים, תחושות, רצונות ובקשות.

מתוך המבנה הויזואלי שמעודד מיקוד לצד גמישות, תהליך בנית מפת החשיבה איפשר שני דברים:

הראשון, לזהות ולחדד יחד את שאלת המפתח:

לאורך השנה והעשיה הרבה הצוות עסוק ומתמודד עם שאלות מקצועיות וחשובות כמו: איך למשוך את הנוער להגיע? איך נוכל להיות אטרקטיביים ומועילים עבור הנערים ונערות בעיר? מה נוכל להציע ולחדש להם? 

הפעם, השאלה נוסחה מעט אחרת - מיהו הנוער? 
הבחירה בתחילת תהליך החשיבה לקחת צעד אחורה, ולנסות להכנס לנעליו, לעיניו, לליבו של אותו "נוער" אפשרה קודם כל "לראות" אותו - אותם, אותן, בצורה יותר מורכבת ומגוונת.

בשלב השני, מתוך ועל בסיס מפת האפיון הראשונה, עלו, באופן טבעי וכמעט מיידי, רעיונות למענים, תוכניות ואירועים שונות ואחרות ממה שנעשה עד כה, שמאפשרות פריצה והגעה לקהלי יעד חדשים. 
(כמו למשל משיכה של נערים ונערות שלא מעוניינים להגיע לפעולות של תנועות הנוער או שלא מעוניינים במסגרת קבועה).  

למשל, מתוך ההבנה שנערים ונערות רבים נמצאים בהתמודדות זו או אחרת, עלו רעיונות לשירותים ופעילויות שניתן להציע כמענה: לדוגמא סדנא להתמודדות עם לחץ בהקשר הלימודי (חרדת בחינות, ניהול עצמי של ההיערכות למבחן, אסטרטגיות למידה ועוד) או קבוצות מפגש אינטימיות להתמודדות עם ביקורת עצמית (דימוי עצמי, דימוי גוף ועוד). 
רעיון מקסים אחר עלה מתוך ההבנה שהרבה נערים ונערות בעיר אוהבים ספורט - ליזום סוג של אולימפיאדה עירונית. 

מפות חשיבה לפיתוח תוכניות ומענים חדשים לנוער בעיר, 
צוות מובילי תנועות וארגוני הנוער

דוגמא 2: אגף מערכות מידע בארגון גדול, רצה להבין איך לשפר את שביעות הרצון של המשתמשים בארגון.

באמצעות מפת חשיבה, נוסחה השאלה אחרת מבדרך כלל,
במקום: מהו מהו שירות מיטבי? - מהי שביעות רצון בעיני המשתמש?
הסבת נקודת המבט וההתייחסות מ"מה יש לנו לתת" או "מה אנחנו נוכל לשפר"? ל: "מה הם (המשתמשים בארגון) היו רוצים"? (אפילו לא מהם הם רוצים מאתנו, אלא מה הם רוצים באופן כללי ובסיסי) - הובילה לשימוש אחר וחדש בטרמינולוגיה אותנטית, שמשקפת את הצרכים והרצונות העמוקים של עובדים/ות בארגון בשימוש שלהם בפלטפורמות טכנולוגיות.

ההבנה שהמשתמש לא רוצה "טיפול מקצועי", אלא "אפס תקלות" או עצמאות בפתרון בעיות, (ככלל היה מעדיף שלא להצטרך להיעזר או לקבל שירות, אלא להיות מסוגל לפתור את התקלות בעצמו) היתה מהפכנית - אמנם לא נוכל להגיע לאפס תקלות, אבל איך נוכל לשאוף לשם? או לייצר תחושה הכי קרובה לזה,  שיש מינימום תקלות?
או - איך נוכל לאפשר לעובד/ת עצמאות בהתמודדות עם תקלות גנריות או התמודדות טכנולוגית - דרך הנגשה של מידע, מדריכים DIY ועוד.

קטע ממפת סיעור מוחות בסדנת הכנה לתוכניות עבודה בארגון

3. גיבוש וניסוח מדדי הצלחה: מה יחשב כהשגת היעד?

שאלות לדוגמא: איך נדע שהשגנו את היעד שלנו? מה *בדיוק* המשמעות של הצלחה, מבחינה כמותית ואיכותית? איך נמדוד את התפוקות או ההישגים שלנו - באיזה שיטות ועל פי אילו פרמטרים? 

בבניית יעדים, SMART הם ראשי תיבות מוכרים לציון המאפיינים של יעד אפקטיבי - ספציפי, מדי, בר השגה, ריאלי ומעוגן בזמן.  

קבלו ראשי תיבות דומים אבל מרעננים, בעברית צחה :) - מסמ"ר.
גם הקונוטציה מתחברת לרעיון של יעד מוביל, שננעץ בראש התוכנית ומחבר את כל החלקים שלה.
("נע"ץ" לא הסתדר, אז נסתפק במסמר, גם עושה את העבודה).

בשלב בחירה וגיבוש היעדים, חשוב להגדיר גם את מדד ההצלחה לכל יעד, זה מאפשר להפוך את היעד לפעולות מעשיות שיכנסו לתכנית העבודה ובהמשך - להוות בסיס פרקטי לבחינה ובקרה: האם הגענו לשם?

איך נוודא שהיעד שאנחנו בוחרים ומנסחים הוא "מסמר" חזק שאפשר לנעוץ בתוכנית?
הנה כמה פרמטרים חשובים שאפשר לבנות את מדד ההצלחה עבורו, אל מול או על גבי טמפלייט מפת החשיבה:

האם המדד שאנחנו מגדירים כהצלחה מבוסס ( = נגזר ומשקף היטב את המטרות והיעדים של הארגון / המחלקה / הצוות?)  האם הוא אובייקטיבי? כלומר לא מוטה לאינטרס כזה או אחר, וכולנו יכולים להסכים שהוא מדד נחוץ, מתאים ונכון?
המדד מבוסס נתונים מהימנים? מחובר למציאות בשטח?
מעבר לניסוח ספציפי, המדד צריך להיות לבטא יחסיות - למשל טיפול ב X (פניות) פר Y (שעה)
פרמטר אחרון הוא ניסוח חד משמעי - כלומר תיאור כמותי או איכותי ברור, מובן ומדוייק שניתן להבנה ומדידה האם הושגה הצלחה.

4. פירוק מטרה למשמעויות ואבני דרך

שאלות שנשאל ביחס למטרה: מה זה אומר / מאפשר / מייצר? איך נראית ההצלחה וממה היא מורכבת? איך נראית תמונת העתיד כשזה קורה ומתממש? מה המשמעויות השונות של המושג שהגדרנו כמטרה? 

היכולת לממש מטרה מצריכה להבין אותה "באמת",
להפוך אותה ממשפט או פסקה כללית לכוונות מדוייקות יותר - שאפשר לתרגם לפעולות מעשיות. (Action Items). 
המבנה המסתעף של מפת חשיבה מאפשר לקחת מילת מפתח כללית ולפרק אותה למשמעויות ספציפיות ורלוונטיות עבורינו, ומתוך כך להתחיל להבין מה זה אומר ובאיזה צעדים כדאי להתמקד?

הנה דוגמא של מפת חשיבה של מנהלת בארגון ציבורי, שהשתמשה בה כדי להתבונן, בינה לבין עצמה, בצורה מעמיקה על מטרה אישית וניהולית - הנעת עובדים להצלחה אישית וארגונית. 
אני מניחה, ושמעתי מאותה מנהלת, שהתובנות שעלו במפה השפיעו על הגישה שלה לנושא ולאתגר הספציפי הזה בצוות שלה ועזרו לה להגיע לרעיונות על דרכי עבודה ושגרות שהיא רוצה להכניס ולהטמיע השנה.

אם נסתכל על המפה,
הענפים הראשיים של המפה משקפים מרכיבים ומשפיעים שקשורים למטרה המרכזית,
למשל, בהתייחס לשאלה שהובילה אותה: מה מגביר מעורבות ושיתוף פעולה? 
היא ענתה לעצמה: מוטיבציה, הערכה, חיבור לארגון, אוירה.

הענפים המשניים מנתחים משמעויות כבסיס לבחירה והטמעת דרכי פעולה וסדירויות,
למשל: ההבנה שעובד /ת מחובר/ת לארגון משפיעה על רמת המעורבות ואיכות העבודה, הובילה לשאלה:
מהו חיבור לארגון? והתשובה חיבור = שייכות. 
ומשם המשך חשיבה וירידה לרזולוציות:
מה מייצר תחושת שייכות? - תחושת קהילה, ביטחון, רווחה, תחושת שייכות וזהות מקצועית (תחושת התפתחות, אתגר, תכלית) - כל מילת מפתח יכולה להוביל לרעיונות והחלטות על פעולות מעשיות.
למשל: בניית גילדות מקצועיות בארגון, לטובת שיתוף ידע, שיח עמיתים, למידה הדדית ועוד.
בהקשר לענף אחר, יצירת בטחון כחלק מבנית מוטיבציה - אפשר לסייע לעובד/ת לייצר בטחון ואופק תעסוקתי בתוך הארגון או לאורך הקריירה - למשל באמצעות בנית תכנית התפתחות אישית שכוללת למידה שוטפת ועדכנית, ליווי ניהולי, הדרכה, חניכה, משוב וכו'.

דרך מבנה המפה התאפשר למי שהכינה אותה העמקה ושיקוף עצמי.

מפת חשיבה של מנהלת בארגון

הנה דוגמא לענף ספציפי מתוך מפת חשיבה אחרת, שמדייק ומאפיין את המטרה בנית קהילה תומכת (לעובדים, משתמשים ועוד):
דרך מפת החשיבה נבחרו מילות מפתח לאפיון הערך והתועלות שאותה קהילה תעניק - כל מילה יכולה להוביל לבחירה ובנית תכנית העבודה, הן לשלב ההקמה (בנית הקונספט) ובהמשך לניהול והובלה של קהילה כזו, שתהיה חיונית ומצמיחה עבור מי שיקחו בה חלק.

5. מבט על לצורך חשיבה יצירתית וחדשנית

שאלות לדוגמא, ברוח "wase": מהם התחנות והמסלולים שמובילים ליעד?  מה המכשולים שעלולים לשבש את הקצב או התנועה? מי ה"טרמפיסטים" והשותפים שלנו שמעניין אותם להצטרף אלינו לדרך? מהן תחנות ה"דלק" והמשאבים שיאפשרו לנו להתקדם ולהגיע ליעד?

ארגון "חותם" פועל לפיתוח מנהיגות חינוכית מגוונת, ליצירת ידע יישומי ולהובלת שינויים מערכתיים המקדמים חינוך ציבורי שוויוני, רלוונטי וטוב. 
כחלק מהעשיה הענפה, מוקמות קהילות מקצועיות במסגרתן נפגשים ופועלים יחד אנשי ונשות חינוך מכל קשת החברה הישראלית לקידום המטרות המשותפות, לפיתוח בתי הספר לרלוונטיים ומקדמי הזדמנויות.

לא מזמן היתה לי הזכות להשתתף בכנס מקצועי של חותם, שבחלק ממנו נעשתה עבודה בשולחנות עגולים, לפיתוח רעיונות וכיווני חשיבה סביב תחומי ענין ומטרות מגוונות ועכשוויות.

מפת החשיבה אפשרה להמשיג ולבטא באופן ויזואלי, ממש כמו סימון נקודות ציון, דרכים ושבילים במפת דרכים -  את הגדרת ה"יעד" שאנחנו רוצים/ות להגיע אליו,  לפרוס אותו למסלולי הגעה ודרכי פעולה, ולזהות מכשולים, "פקקים" וסיכונים, "טרמפיסטים" (שותפים), משאבים ותחנות בדרך. המטאפורה של מפה ודרכים כל כך מתאימה לתהליכי עבודה וכל מה שחשוב לקחת בחשבון כשיוצאים לדרך.

הנה לדוגמא מפת חשיבה שעוסקת בקידום שיח פלורליסטי וסובלני בחינוך.

דרך בנית מפת החשיבה בשולחן התנהל שיח על הדרכים לקדם את אותה מטרה (פלורליזם וסובלנות בבתי הספר) : שותפויות, אסטרטגיות, תכנים, מיומנויות וערכים מובילים - ומתוך כך להתחיל להעלות רעיונות יצירתיים וחדשניים לפעולות, פרוייקטים ושיטות עבודה. למשל : פרוייקטים שיש בהם עשיה משותפת וחיבורים שמאפשרים מפגש ושיח.

בקבוצה אחרת, שעסקה בשילוב מיטבי של בינה מלאכותית (AI) בחינוך, הענף הראשון הציף שאלות, אתגרים וסיכונים - שאלות של אתיקה וזכויות יוצרים, ויתור על למידה וחקר, הצפה של מידע לא בהכרח מהימן, ועוד. 
אלה בפני עצמם הציפו למודעות צרכים חשובים, מיומנויות ומסרים שיש לתת עליהם את הדעת ולצקת לתכניות העבודה בבתי הספר.

תהליך החשיבה הויזואלי איפשר להעלות באופן חופשי, אותנטי ויצירתי רעיונות שחלקם מוכרים וחלקם פורצי דרך,
אבל ההסתכלות עליהן דרך המפה מספקת מבט רחב ושלם יותר, חיבור למטרה משותפת, ובעיקר חשק להתחיל לממש את הדברים באמצעות תכנון וחשיבה מעשית - תכנית עבודה.

אנחנו לקראת סוף הקיץ, בשנה מורכבת במיוחד שהיתה רחוקה מכל מה שתכננו או חלמנו.
עיתוי בנית תוכניות עבודה הולך ומתקרב, גם בגופים שעובדים על פי תחילת השנה העברית (מסגרות חינוך למשל) וגם בארגונים שכבר מתחילים להיערך לרבעון האחרון של 2024.

אני מקוה שהפוסט הזה נתן ערך ורעיונות לבניה של מפגשי חשיבה וכנסים לקראת הכנת תוכניות עבודה,
ולאפשרויות לגשת למשימה, ולחשוב על מטרות אישיות ומשותפות בדרך יצירתית, חוויתית ומחברת. 

לסיום, אני נזכרת עכשיו בסלוגן המדוייק עד כאב של טלי פלג, מנחת אדלר בחסד (ובהומור נדיר)
שלפני שנים רבות עברנו אצלה קורס כהורים צעירים ומלאי כוונות טובות.  
היא היתה מסיימת כל מייל בשתי מילים - תהנו מהילדים. 
כמה פשוט, ולא תמיד פשוט.  
בהשראתה אני מרשה לעצמי לסיים באיחול - שנהנה מתוכניות העבודה:)

ובתקוה שהתכניות יביאו איתן רק דברים טובים.

למידע על סדנת הכנה לבניית תוכניות עבודה בהתאמה אישית לארגון ולצוות >>