שיתוף פעולה בין ממשקים - הרבה יותר מצמתים ארגוניים

שיתוף פעולה - Collaboration - הוא אחד מה -4C's - ארבעת הכישורים שהוגדרו המשמעותיים והקריטיים ביותר לתפקוד מיטבי, אישי וארגוני:

Critical thinking - חשיבה ביקורתית
Creativity - יצירתיות
Communication - תקשורת
Collaboration - שיתוף פעולה

הרבה יותר מצמתים ארגוניים

לממשקים חזקים ומוגדרים ולשיתופי פעולה פנים-ארגוניים יש חשיבות מכרעת לתפקוד יעיל של ארגון, הם הרבה יותר מצמתים ארגוניים וחפיפה או השלמה בין תהליכים.

שיתופי פעולה איכותיים בין ממשקים הם מרחבים עם כללים, פעילויות ומשאבים שונים אך גם קשורים זה לזה, שנמשכים זה לזה מתוך כוחות ומקורות החוזק של כל צד.
הגדרת ממשקים ומשאבים ומערכת היחסים ביניהם, מאפשרת הצלחה של ארגונים, פרויקטים, שיתופי פעולה ושותפויות.

השילוש הקדוש לשיתוף פעולה אפקטיבי בין אנשים וממשקים

שלושה אלמנטים נפוצים עוזרים ביצירת ממשקים מעצימים וקיום שיתופי פעולה יוצאי דופן: מנהיגות, מעורבות ותשתית:

מנהיגות

מנהיגות מבססת את החזון וקובעת את הטון למאמץ השיתופי. מנהיגות מעוררת השראה מספקת את תחושת הבטחון והידיעה שיש הדרכה והכוונה בתוך אי הוודאות הבלתי נמנעת שיש לכל שיתופי הפעולה.

מנהיגות משפיעה במידה רבה גם על רמת האמון שתיווצר בין הגורמים השותפים, מגדירה את רמת הסיכון המשותפת ומספקת את המשאבים. בכך היא מגדירה ומגנה על גבולות שיתוף הפעולה.

מעורבות

מעורבות היא השתתפות פעילה של הגורמים השותפים או נרתמים לעשיה המשותפת. המעורבות משקפת את רמת המחויבות, ההעצמה ותחושת השייכות שיש לכל חבר צוות. למעורבות של פרט או צוות יש אפקט "מדבק" שמעורר הנעה והשראה גם ביתר או ברוב המשתתפים להמשיך קדימה ולמצוא את חלקם לתרום לשיתוף הפעולה, למלא את תפקידיהם המוגדרים ולתמוך בתורמים אחרים. זו האנרגיה שתומכת ומאפשרת לשיתופי פעולה לעלות על הציפיות. מנהיגות ותשתיות תומכים במעורבות, ויוצרים את המרחב לשיתופי פעולה לשגשוג.

תשתית

תשתית כוללת את המשאבים, הכללים והמשימות הניהוליות הדרושות כדי לאפשר ממשקים ארגוניים לעבוד. תשתית היא המסגרת שמגדירה את אופן הפעולה של שיתוף פעולה. פעילויות אלה עשויות לכלול התקשורת, הדיווח והמדדים לשמירה על עדכניות הדדית וקשר בין הממשקים המשתפים פעולה למעקב אפקטיבי אחר תקינות שיתוף הפעולה והתקדמותו. שיתופי פעולה נכשלים כשאין מספיק תשתיות או כשהתשתיות לא עובדות כמו שצריך. תשתית חזקה מאפשרת למשתתפים לרצות לשים גם הם את מלוא האנרגיה והמשאבים האישיים והצוותיים להצלחת המטרה המשותפת.

(מקור: כאן)

מפות חשיבה לחיזוק קשרים וחיבורים

בניה משותפת של מפת חשיבה היא דרך אפקטיבית מאוד ליצירת שיתוף פעולה בין אנשים וממשקים, 
תהליך העבודה מעודד ומאפשר שקיפות, שיתוף, למידה הדדית, התגמשות, הכלה ועוד כישורים ותנאים שמאפשרים לקדם, ליעל ולזרז את ההתפתחות המשותפת כצוות.

היכולת לייצר עבודת צוות מיטבית ומאוזנת, תוך למידה הדדית, שיתוף ידע ובניית תהליכי עבודה משותפים היא תהליך פנים - ארגוני בפני עצמו.
יש מספר שלבים משמעותיים שצריך לעבור עד שצוות מתאחד או מספר צוותים מסתנכרנים סביב מטרות משותפות ופועלים באופן פרודוקטיבי להשגתן. ממליצה להכיר את המודל: Forming, Storming, Norming, and Performing -
שפורט בדרך קליטה את שלבי ההתפתחות של צוותים.
כל שלב ממלא תפקיד חשוב וחיוני בבניית צוות יציב ומגובש בעל תפקוד גבוה,
כשמטרת העל היא להגיע לשלב הרביעי - שמאופיין בפרודוקטיביות גבוהה, צמיחה מתמדת וחגיגת הישגים משותפים.

בתהליך פיתוח והתפתחות של צוות או פיתוח קשר וזרימת תהליכי עבודה בין מספר צוותים או ממשקים בארגון, מפות חשיבה יכולות לשמש כלי עבודה עוצמתי ופרקטי למגוון רחב של צרכים ניהוליים ובין-אישיים.

תהליך העבודה לבניה וגיבוש מפת חשיבה (או מספר מפות לפי צורך) והתקשורת דרכה, מאפשרים לעבור דרך משמעותית בשיח ייחודי ויצירתי, לחיזוק הקשר והחיבורים, גישור על פערים ויצירת תובנות, הסכמות ורעיונות לכיווני פעולה משותפים.

בשורה התחתונה בניית מפות חשיבה משותפות מאפשרת פיתוח כישורים (מיומנויות תקשורת, גמישות מחשבתית,סיעור מוחות, משא ומתן ועוד), פיתוח חיבורים (זיהוי קוים משיקים ומטרות משותפות, פיתוח יחסי גומלין, הבנת עומק והובלה משותפת של תהליכים, שיתוף בנכסים ומשאבים ועוד)  ופיתוח הזדמנויות (ללמידה והפריה הדדית, רעיונות ופרוייקטים חדשים, הרחבת אפשרויות ומרחב הפעולה ועוד).

איך נדע שהגענו?

קבלו צ'קליסט של 8 מרכיבי המפתח שמעידים על שיתוף פעולה אותנטי, משמעותי ועמוק :

מודעות - אנחנו הופכים לחלק מישות פעילה עם מטרה משותפת
מוטיבציה - אנחנו מנסים להשיג הסכמה בפתרון בעיות או התפתחות
סנכרון עצמי  - אנחנו מחליטים מתי להצטרף, להשתלב ולחבור לעשיה משותפת בזרימה ובהתאמה
השתתפות - אנחנו משתתפים בתהליך ומצפים מאחרים שישתתפו
גישור - אנחנו מנהלים משא ומתן, משתפים פעולה ומוצאים יחד נקודת אמצע
הדדיות - אנחנו חולקים ומצפים לשיתוף בתמורה
השתקפות - אנחנו חושבים ושוקלים יחד אלטרנטיבות
מעורבות - אנחנו פועלים באופן יזום במקום לחכות ולראות

 
מעוניינים במידע על סדנא לפיתוח שיתוף פעולה בין ממשקים ?
מכאן אפשר להכנס לדף הסדנא, או ליצור קשר.