3 שלבים, 7 צעדים : מדריך לפתרון בעיות

"Life is problems. Living is solving problem"

Raymond E. Feist, Silverthorn

"בעיות" עומדות במרכז מה שכולנו עסוקים בו מדי יום.
אפשר להתייחס לרוב המצבים היומיומיים שדורשים חשיבה וקבלת החלטות כתהליכי פתרון בעיות: התמודדות עם בלת"מים ואילוצים שונים, חיפוש או עיצוב מענה לצורך מסויים, סינכרון בין גורמים או מרכיבים ועוד.
לצד בעיות ואתגרים שוטפים ויומיומיים, עולים לעיתים מצבים מורכבים יותר שמעורבים בהם מספר צדדים או שיקולים, קושי, סיכון או הפסד ממשי שמצריכים קבלת החלטות על אופן ההתמודדות.

מהות תהליכי פיתרון בעיות היא להשיג משהו, שלא ניתן להשיג בצורה מובנת מאליה (או שהיא לא ברורה ונראית לעין במבט ראשון).
תהליך החשיבה שסופו מימוש דרך פעולה או תגובה מסויימת, נועד לסלול את הדרך לבחירה ועיצוב הפתרון המתאים שיביא לשיפור המצב או לתוצאות הרצויות.

למה כדאי ללמוד לנהל בעיות גם כשאין בעיות? 
(ספוילר! אין דבר כזה! תמיד יש שאלה, אתגר או סוגיה שמעסיקים אותנו).
-שתי סיבות:
כדי שננהל  ולא נתנהל  - נוביל וננהל בעיות במקום להגיב אליהן באופן ספונטני, מתפרץ ולא מושכל.
כדי שנוכל למנוע ולמזער נזקים - נפתח את המיומנות לזהות לפתור בעיות בשלב שהן עוד קטנות.

מוכנים ? קבלו אותם,
שבעת השלבים לפתרון בעיות, בחלוקה ל- 3 שלבים מרכזיים שיקלו לזכור אותם.

* * *

שלב ראשון:  תפיסה

1. זיהוי הבעיה / מיקוד הצורך 

נקודת היציאה לתהליך פתרון הבעיות, היא שלב ההכרה בקיום בעיה - גם אם באופן כללי, רגשי או לא מדוייק.

החלק הראשון בשלב הראשון כולל זיהוי ראשוני, "הצבעה" על הבעיה. הוא יכול להתבטא בתחושה כללית שמשהו לא עובד, לא תקין, בעייתי, או הצפה ראשונית של מצב מורכב שמצריך תהליך חשיבה.

"יש פה בעיה".
"משהו כאן חורק / לא עובד" (לא עובד בכלל / לא עונה לציפיות).
"זה מפריע לי".
"זה לא בסדר ש..."!

פתרון בעיות יכול גם להיות תהליך של עיצוב פתרון לצורך, ואז הגישה היא אחרת - הבעיה היא הצורך שמחפשים לו מענה ושלב הזיהוי כולל את מיפוי והגדרת הצרכים ומיקוד המענה שמחפשים.

giphy.com

2. מיינדסט אקטיבי וגמיש

יצירת התנאים שיאפשרו את תהליך החשיבה.

כשיש בעיה, עצם הבחירה להתייצב מולה יכולה להתפס בפני עצמה כמכשול גדול שצריך להתגבר עליו.
חלק משלב ההיערכות לתהליך פתרון הבעיה הוא בניית מוכנות מנטלית:

- הבנת ההשלכות וההשפעות השונות של דחיית ההתמודדות והחלטה ראשונית להתמודד.
- הסכמה לאמץ גם אם באופן מוגבל וזמני, גישה פתוחה בהתבוננות על המצב.
- נכונות למאמץ ומעורבות אישית בתהליך חקר והבנת הסיטואציה.
- פיתוח רצון וסקרנות לעסוק בבעיה ולקבל עליה אחריות.

giphy.com

3. הבנת עומק של הבעיה

שלב זה עוסק בקבלת פרספקטיבה על היקף הבעיה.

הגישה וההתייחסות שלנו לסיטואציה היא ענין של תפיסה והיא תלויה בהקשר שבתוכו אנחנו מציבים ומודדים אותה.
לעיתים קרובות הלחץ לפתור את הבעיה במהירות גורמת לטפל בטעות בסימפטומים או ב"קצה הקרחון", באופן חלקי או שטחי.
ניתוח מקדים מקיף מאפשר תהליך חשיבה שלם שמוביל לפתרונות מדוייקים, מתאימים ומיטביים.

פירוק הבעיה - הבנת הקונטקסט (משמעויות, הקשרים, השלכות) :                         
לפעמים בעיה פשוט נראית גדולה מכדי להתמודד איתה. אבל - אם נפרט ונפרק אותה לחלקים קטנים יותר (תת-בעיות) שכל אחד מהם ניתן להתמודדות בכלים ספציפיים, היא תרגיש בתור התחלה ניתנת לניהול ובהמשך גם ניתנת לפתרון,
והכי חשוב - הפירוט והפירוק הוא החוליה המקשרת בין הבעיה לפתרונות המדוייקים לכל היבט וביטוי שלה.

שני דברים שיכולים לעזור בשלב המיפוי המקיף וניתוח הבעיה לעומק:

* לשאול את עצמנו: איפה / מה *בדיוק* הבעיה? 
(רצוי כמה פעמים או בכמה ואריאציות: ומה עוד? ומה הבעיה עם זה? ומה בתכל'ס? ומה באמת?)
מענה לשאלה הזו מכוון אותנו לעבור מהכללי לספציפי, מהסימפטום לשורש או להשלכה שבאמת מציקה, מפריעה או מהווה איום נתפס או ממשי.

* אפיון תמונת מצב אידיאלית ובחינת הפערים:
בניית תיאור מדוייק וספציפי שלהמצב הרצוי או האידיאלי עוזר לנו לזהות מהו הפער ואיפה הוא בא לידי ביטוי באופן שנחווה מבחינתנו כבעיה.
- למה אנחנו מצפים / שואפים ? מה המצב התקין מבחינתנו?
- אם הדברים היו מתנהלים כפי שאנחנו רוצים שהם ילכו, איך זה נראה?
- כשמדובר בבעיה שקשורה באנשים, כדאי לייצר לצד התמונה האידיאלית גם תמונה אידיאלית - ריאלית שמאפשר גמישות, "סטיית תקן" שכבר לא תחשב בעיה מבחינתנו, גם אם היא לא המצב ה"מושלם".

תיאור וניתוח תמונת ה"אידיאל" עוזרת לחשוף הנחות יסוד שאולי שווה לשים בסופן סימן שאלה - להטיל ספק, לערער עליהן או לודא ולבדוק נקודות מבט של אנשים נוספים על אותה בעיה - לפני שממשיכים הלאה.

“You cannot look in a new direction by looking harder in the same direction.”

— Edward De Bono 

שלב ניתוח הבעיה והבנת העומק של הסיטואציה עוזר להבין שני דברים נוספים, מעבר לפירוק הבעיה לגורמים :

*באיזה שלב אנחנו נמצאים ? (אבחון היקף הבעיה והדחיפות שלה)
כשמדובר בבעיה שהיא לא אתגר לפיצוח אלא דבר שהשתבש או שיש בו ליקוי יש צורך לאבחן באיזה שלב אנחנו נמצאים.
בגדול, בעיה יכולה להתגלות באחד מ-3 שלבים:
בעיה "פעוטה" - הבעיה ממש ראשונית, ב"חיתולים", רק התחילה, היא מקומית, נקודתית וממוקדת יחסית ואין בה איום משמעותי על תפקוד או תהליכים שעוברים על הפרט או על הכלל (קבוצה, משפחה, צוות, ארגון).
בעיה "רצינית" - בשלב זה כבר התרחשו נזקים מסויימים וחשוב לטפל בה לפני שהנזקים הקלים הופכים להרסניים.
משבר - בשלב זה נגרם נזק ממשי והשפעות רחבות היקף ויתכן גם ארוכות טווח לתהליכי עבודה או תפקוד, מוניטין, פגיעה כלכלית ואפשרויות השיקום.

* האם שווה להשקיע בפתרון הבעיה? (בדיקת כדאיות תהליך פתרון הבעיות עצמו)
אולי הבעיה היא שולית, זמנית, או שלא משתלם להשקיע בה את הזמן והאנרגיה שנדרשים לתהליך החשיבה, מציאה ויישום הפתרונות.
בנקודה זו נקבל החלטה האם להתקדם לשלבים הבאים (בהתאם למשקל הבעיה ולמשמעויות השונות שלה) או לעצור כאן ולהניח לענין. הבחירה לשחרר היא בפני עצמה סוג של פתרון ושינוי תפיסתי.

שלב שני: פתרונות

4. העלאת רעיונות לפתרונות ואפשרויות פעולה

בשלב זה המטרה היא לייצר מגוון רחב של רעיונות לכיווני פעולה ופתרונות אפשריים, כמענה להיבטים השונים של הבעיה שאובחנו בחלק הראשון בו חקרנו את הבעיה מכל הכיוונים.
חשוב לציין גם רעיונות פרועים - יכול להיות שדווקא מהם נגיע לפתרון או ל"ישועה" :)

דוגמא: נניח שזה בעייתי בעינינו, שהילד שלנו מבלה יותר מדי זמן מול מסכים. (זאת היתה ההגדרה הראשונית בשלב 1).
בשלב הבנת העומק (3) מיפינו וניתחנו את ההיבטים, הביטויים וההשפעות השונות של הסיטואציה,
למשל:
פיזית > ישיבה ממושכת (חוסר תנועה מספקת), נזק אפשרי לעיניים, חוסר אוורור (חדר סגור, פעולה סטטית), קרינה.
משפחתית > ניתוק (דלת סגורה, חוסר קשר עין), מריבות (בין אחים על המחשב, מאבקים על גבולות ושעות מסך).
בטיחות > חשיפה אפשרית לתכנים לא מותאמים או לא רצויים, פרסומות קופצות, סכנות ברשת ועוד.
מנטלי > השפעה על מצב הרוח, האוירה בבית, חוסר איזון ועוד.

בשלב יצירת הפתרונות (4) - נתחיל להעלות אפשרויות ומענים שונים לכל אחת מתת - הבעיות שעלו - למשל אחד הפתרונות לחוסר תנועתיות יכול להיות פעילות ספורטיבית, הפתרון לנתק וחוסר בזמן איכות יכול להיות לעשות את אותה פעילות ספורטיבית יחד. (למשל לצאת להליכה או רכיבה על אופניים בערב).

5. בחינת הפתרונות אחד אחד

ניתוח מגוון המשמעויות, ההשלכות וההשפעות האפשריות של כל פתרון או אפשרות פעולה

התמודדות עם רעיונות רבים ומגוונים יכולה להיות מרתיעה ומציפה.
בשלב זה אנחנו מתייחסים לרעיונות שעלו ובוחנים כל אחד מהם במטרה לבחור בסופו של דבר את הפתרונות ודרכי הפעולה המתאימים וגם האפשריים ביותר.
כל רעיון או כיוון שעלה צריך לשקול באופן מקיף כל אחת בתורו, דרך בחינת מגוון המשמעויות, ההשלכות וההשפעות האפשריות של הפיתרון שנבחר: יעילות, עלויות ישירות ועקיפות, ערך לטווח ארוך, משאבים קיימים וחסרים, הערכת הזמן, הגורמים והאילוצים שצריך לקחת בחשבון.
מטרה נוספת היא להבטיח שפתרון בעיה אחת לא יגרום לבעיה בלתי צפויה אחרת.

בהחלט אפשר (ורצוי) לתת מקום גם לרעיונות היותר "מופרעים" ולנסות להוציא מהם את המהות, את ה- essence שאולי דוקא יכול להיות כיוון טוב.
למשל: אם בשלב הקודם (4) אחד הרעיונות שעלו לסכסוך או קונפליקט מסויים היה "לשבור את הכלים" / לעזוב הכל - ואולי זה לא באמת אפשרי, בשלב הזה נייצר התאמות ברוח של "הרעיון הפרוע" ונבחן פתרון ריאלי יותר כמו מעבר זמני או הפסקה מסויימת.

שני כלי חשיבה נהדרים ליישום בשלב זה  מארגז כלי החשיבה הלטראלית (רוחבית) של Edward deBono הם: 

 C.A.F - Consider  All Factors
 תהליך הניסיון לשקול ולקחת בחשבון את כל הגורמים (מרכיבים, משפיעים, מושפעים) בסיטואציה במטרה להגיע להחלטה מושכלת.

P.M.I - Plus, Minus, Interesting - כלי לפיתוח גמישות מחשבתית בניתוח השלכות של מהלך מסויים, כתבתי עליו בפוסט נפרד כאן.

Consider  All Factors  (C.A.F) - Edward deBono

שלב שלישי: בחירה

6. תעדוף וקבלת החלטות 

באיזה חלק של הבעיה מתמקדים קודם? מה הפתרון המתאים או התמהיל הנכון?
נבחר את סדר ההתרה של ההיבטים השונים של הבעיה, בהתאם לדחיפות, למורכבות הפתרון או לשיקול אחר שמשפיע על רמת הקריטיות. גם מניעת נזק נוסף/ עקיף הוא מרכיב חשוב.

בחירת הפתרון או תמהיל הפתרונות המתאים ביותר לכל היבט או ביטוי של הבעיה וקבלת החלטה על אופן ביצוע הפעולות והצעדים הנבחרים מתוך ההיצע שעלה. 

7. תכנית פעולה ליישום

לאחר שזוהה פיתרון או תמהיל של כיווני פעולה משולבים, נבדקות השאלות הגדולות הבאות: ה"מה", ה"איך" וה- "מתי":

- קביעת אבני דרך ופירוט כל אבן דרך לפעולות ממוקדות וספציפיות - מהם הצעדים שננקוט בהם?
"זה מה שנעשה: 1,2,3,4".

- ניסוח מדדי התקדמות ותוצאות וכלים למדידה ובקרה 
היכולת לייצר בקרה ומדידה על מה שניתן לצפות ולנתר היא חלק חשוב בתהליך המימוש וההוצאה לפועל של התכנית.
בהתבסס על המידע שנוצר במהלך הזיהוי המדויק של הבעיה המקורית, כעת מעקב על התקדמות ומדידת התוצאות יחזיקו את המפתח להצלחה או לכישלון של יישום הפיתרון.

- חשיבה על רתימה  - איך נוכל להבטיח את מחויבותם של אחרים, לגייס אותם לפעולה ולעודד אותם לקחת חלק ואחריות על תהליך היישום של הפתרון או הדרך שנבחרה לטיפול והתמודדות עם המצב ?

 
  * * * 

סוף דבר: "לכידת הלמידה" 

התלבטתי האם החלק הזה הוא חלק בלתי נפרד מהתהליך או שלב בונוס - סיכום בסגנון "אחרית דבר" בספרים של פעם :) 
תכל'ס, החלק הזה - עיבוד התהליך - הוא הכי חשוב:
התבוננות רפלקטיבית על מה שעברנו ומה למדנו בדרך - איפה היינו ואיפה אנחנו עכשיו, מה עבר עלינו ומה למדנו?

לא משונה אם מדובר בבעיה אישית שלנו, או התמודדות כצוות או כארגון- החוכמה שנצברה בפתרון בעיה היא נכס עצום ושימושי להמשך.

חשוב מאוד, במקביל לשלב הבקרה על תהליך יישום הפתרון או הפתרונות שנבחרו, או בסוף התהליך במבט לאחור, להתכנס כדי ללכוד ולאסוף את התובנות:

מה למדנו בתהליך פתרון הבעיות? על עצמנו? על הבעיה? 
(אולי אפילו למדנו שאי אפשר לפתור את הבעיה ויש צורך ללמוד איך להתמודד איתה)

מה למדנו בתהליך היישום? מה עבד? מה לא עבד? מה הפתיע אותנו?

* * *

מפות חשיבה בתהליך פתרון בעיות

איך נוכל להיעזר במפות חשיבה כדי להתקדם משלב לשלב בתהליך פתרון בעיות?

טוני בוזאן, מפתח מפות החשיבה קרא להן: "האולר השוויצרי של המוח" - והתכוון שכמו אולר, הן כלי עבודה פשוט ונגיש ועם זאת ורסטילי, פונקציונלי ורב שימושי.

מפות חשיבה יכולות לשמש אותנו בכל השלבים והצרכים השונים לאורך תהליך החשיבה לחקר, ניתוח ופתרון בעיות - ולעזור לנו להתקדם משלב לשלב עד לקו הגמר - מציאת פתרון או שילוב פתרונות מתאים ויישום מיטבי.

בשלב הראשון, עקרונות העבודה מכניסים את המשתתפים למיינדסט גמיש, זריז ואקטיבי, מעודדים גמישות מחשבתית, חשיבה יצירתית, מעורבות, מיקוד ויכולת לראות את התמונה השלמה לצד תשומת לב לפרטים והיבטים לא טריוויאליים.

בשלב ניתוח והבנת הבעיה לעומק, בניית מפת חשיבה מאפשרת לפרק את הבעיה, להגדיר ולתאר אותה לפרטים, כך שנזהה את כלל המשמעויות, הביטויים, תת-הבעיות וההשלכות הקיימות והאפשריות כדי לייצר ולבחור את הפתרונות המתאימים והמדוייקים ביותר.

בהמשך ניתן להשתמש במפות חשיבה ככלי אדיר, מהנה ועוצמתי  לסיעור מוחות, יצירת פתרונות ובחינה מדוקדקת שלהם לצורך בחירת המענה או התמהיל הנכון, ולבניית תכנית הפעולה - מיפוי שלבים, אבני דרך, פעולות, מדדים ועוד.ובסוף בסוף... מפות חשיבה הן דרך מדהימה ומשמעותית לייצר רפלקציה עצמית או בצוות, לשקף ולאסוף תובנות מתהליך החשיבה, הלמידה והעבודה, לשקף ולשתף את החכמה שצברנו :)

אתם עוד כאן? לכו לפתור בעיה :) !

giphy.com

רוצים ללמוד עוד ולתרגל יחד ? בואו נדבר.

כאן תוכלו לקרוא על סדנת פתרון בעיות בהתאמה אישית לצוותים וארגונים.
אם אתם מתעניינים עבור עצמכם באופן פרטי, כאן תוכלו לקרוא על פגישה אישית.